1. DOMAINE D’APPLICATION

Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur les missions conclues entre le cabinet FIMAC, M. DESOLI Laurent l’expert-comptable et son client.

Le client reconnaît qu’il contracte en qualité de professionnel et que la lettre de mission annexée constitue un contrat de prestations de services en rapport direct avec ses activités professionnelles.

  

2. DEFINITION DE LA MISSION

Les travaux incombant à l’expert-comptable sont détaillés dans la lettre de mission et sont strictement limités à son contenu.

 

3.OUTILS AUTOMATISES ET INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

Pour l’exécution des missions prévues à la lettre de mission, l’expert-comptable peut être amené à utiliser des outils numériques, incluant des outils d’automatisation et, le cas échéant, des technologies d’intelligence artificielle (telles que des systèmes d’aide à la classification et au traitement de documents, à la pré-saisie d’écritures, à l’analyse de données, à la rédaction assistée, ou intégrées aux logiciels métiers utilisés par le cabinet).

Ces outils ont pour finalité de faciliter le traitement et d’améliorer la qualité et la rapidité d’exécution des travaux, sans se substituer à l’intervention et au jugement professionnel de l’expert-comptable ou de ses collaborateurs, qui demeurent seuls responsables de l’analyse, de la validation et de la synthèse des travaux réalisés.

L’utilisation de ces outils n’a pas pour effet de modifier le régime de responsabilité de l’expert-comptable, lequel demeure tenu à une obligation de moyens dans le cadre de ses missions. Les résultats proposés par les outils d’intelligence artificielle sont, lorsqu’ils sont utilisés pour les besoins de la mission, soumis à un contrôle et à une revue humaine appropriés avant toute intégration dans les travaux remis au client. 

Lorsque certains de ces outils sont fournis ou hébergés par des prestataires tiers, l’expert-comptable s’assure que ceux-ci offrent des garanties appropriées en matière de sécurité, de confidentialité et, le cas échéant, de non-utilisation des données du client à des fins d’entraînement public ou de réutilisation commerciale, sauf accord spécifique du client ou anonymisation/pseudonymisation préalable des données.

 

4. OBLIGATIONS DE L’EXPERT-COMPTABLE

L’expert-comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux dispositions du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, de la norme professionnelle de « Maîtrise de la qualité », de la norme « anti-blanchiment » élaborée en application des dispositions du Code monétaire et financier et le cas échéant de la norme professionnelle de travail spécifique à la mission considérée. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens.

L’expert-comptable peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principal chargé du dossier est indiqué au client.

A l’achèvement de sa mission, l’expert-comptable restitue les documents appartenant au client que ce dernier lui a confiés pour l’exécution de la mission.

L’expert-comptable est tenu :

• à une obligation au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du Code pénal ;

• à une obligation de discrétion, distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu’il a établis. Ces derniers sont adressés au client, à l’exclusion de tout envoi à un tiers, sauf demande du client. Les documents établis par l’expert-comptable seront en conséquence adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers (sauf instruction spécifique de la part du client et exception faite des transmissions aux administrations fiscales et sociales et OGA autorisées par mandat.

 

5. OBLIGATIONS DU CLIENT

Le client s’interdit tout acte de nature à porter atteinte à l’indépendance de l’expert-comptable ou de ses collaborateurs, notamment en s’abstenant de leur faire toutes offres d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client.

Le client s’engage :

• A fournir à l’expert-comptable préalablement au commencement de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L 561-1 et suivants du Code monétaire et financier, à savoir :

• si le client est une personne physique, obtention d’un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie ; 
• si le client est une personne morale, tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social, l’identité des associés et dirigeants et la composition et la répartition du capital. 

• les éléments d’identification de cette personne.

• A mettre à la disposition de l’expert-comptable, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission 

• A respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission et notamment le planning d’intervention de l’expert-comptable figurant dans la lettre de mission ; 

• A porter à la connaissance de l’expert-comptable les faits nouveaux ou exceptionnels et à lui signaler également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entité ;

• A confirmer par écrit, si l’expert-comptable le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale de l’entité ;

• A vérifier que les états et documents produits par l’expert-comptable sont conformes aux demandes exprimées et aux informations fournies par lui-même et à informer sans retard le professionnel de tout manquement ou erreur.

Le client reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; l’expert-comptable ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait de cette mission.

Conformément aux prescriptions légales, le client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par l’expert-comptable pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement.

Dès lors que des traitements sont assurés sur le système informatique du client, ce dernier devra assurer la sauvegarde et l’archivage des données et des traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure.

D’une façon générale, le client doit par ailleurs prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique.

 

Obligations spécifiques – Dispositif TRACFIN et PPE

Conformément aux obligations légales du cabinet en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, le client : 

• reconnaît que, sauf indication contraire de sa part, il est réputé ne pas être concerné par les catégories de personnes ou situations visées par les articles L.561-2 et suivants du Code monétaire et financier ;

• s’engage à informer spontanément et sans délai l’expert-comptable s’il est concerné par une activité ou une situation entrant dans le champ de vigilance accrue (secteurs sensibles, opérations inhabituelles, montage juridique complexe, etc.) ;

• s’engage également à déclarer s’il est une Personne Politiquement Exposée (PPE) ou s’il devient PPE au cours de la mission, au sens de l’article R.561-18 du même code. À défaut, le cabinet considérera par défaut que le client n’est pas PPE.

Le défaut de déclaration ou la fourniture d’informations inexactes sur ces éléments exonère le cabinet de toute responsabilité liée au non-respect des obligations de vigilance, et peut justifier une suspension ou une résiliation de la mission.

 

5.1         Sécurité des systèmes d’information

L’expert-comptable met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables destinées à assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données qui lui sont confiées, en tenant compte de l’état de l’art et de la nature des missions réalisées. Ces mesures incluent notamment la sécurisation des accès aux systèmes, la gestion des habilitations, des procédures de sauvegarde et, lorsque cela est pertinent, le recours à des solutions de type hébergement sécurisé ou « cloud » fournies par des prestataires spécialisés soumis à des obligations de confidentialité et de sécurité.

Le client demeure toutefois seul responsable de la sécurité de son propre système d’information (postes de travail, serveurs, réseaux, messageries, outils et applications qu’il administre) ainsi que des données et traitements qu’il y effectue. À ce titre, il lui appartient d’assurer la sauvegarde et l’archivage des données et des traitements informatisés réalisés sur son système, afin d’en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure, et de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique (mise à jour des logiciels, gestion des mots de passe, protection contre les intrusions, sensibilisation des utilisateurs, etc.).

La responsabilité de l’expert-comptable ne saurait être engagée en cas de dommages résultant d’un incident de sécurité affectant le système d’information du client ou les accès dont il a la maîtrise (notamment compromission de boîtes mail, d’identifiants ou de mots de passe du client), sauf faute caractérisée de l’expert-comptable dans l’exécution de ses propres obligations.

 

6. HONORAIRES

L’expert-comptable reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. 

Les conditions de règlement des honoraires sont les suivantes :

Les honoraires sont payés à leur date d’échéance ; en cas de paiement anticipé, aucun escompte n’est accordé ; en cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture ; sauf disposition contraire qui ne peut toutefois fixer un taux d’intérêt de ces pénalités inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, le taux d’intérêt sera égal à celui appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.

Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros est également exigible de plein droit en cas de retard de paiement. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, une indemnisation complémentaire peut être réclamée sur justificatifs.

Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception, préciser la prestation contestée, et être motivée ; ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées, y compris celles réalisées concomitamment, simultanément, ou lorsque les conditions de recours à la facture périodique sont remplies, incluses dans la même facture.

Le non-paiement des honoraires pourra, après rappel par lettre recommandée avec accusé de réception, entraîner la suspension des travaux ou mettre fin à la mission.

En cas de changement de modalités de facturation, une information préalable sera donnée au client.

En cas de rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties, une assistance pour réaliser le transfert du dossier dans l’entreprise ou à un nouveau prestataire pourra être effectuée à la demande du client.

En cas d’usage du droit de rétention prévu à l’article 168 du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, le président du Conseil Régional de l’Ordre des experts-comptables sera informé.

 

6.1- Clause de non-débauche 

Le client s'engage à ne pas recruter, directement ou indirectement, tout collaborateur du cabinet ayant participé à l'exécution de sa mission, pendant une durée de 24 mois à compter de la fin de sa collaboration avec le cabinet. Cette obligation s'entend également des propositions d'emploi ou de mise en relation avec des tiers.

En cas de violation, le client versera au cabinet une compensation forfaitaire équivalente à 24 mois de salaire brut du collaborateur (salaire brut du mois du débauche + charges patronales). Cette compensation est due de plein droit, immédiatement exigible, et s'ajoute à tout dommage-intérêt.

Exceptions (à justifier par le client) : départ volontaire du collaborateur sans sollicitation, licenciement pour faute grave, mutation interne, ou autorisation écrite préalable d'un associé.

 

7. RESPONSABILITE CIVILE PROFESSIONNELLE DE L’EXPERT-COMPTABLE 

La responsabilité civile professionnelle de l’expert-comptable ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à 2 ans à compter des événements ayant causé un préjudice à l’entreprise.  

Les actions en responsabilité contre l’expert-comptable devront être formées dans un délai de 1 mois à compter des événements ayant causé un préjudice à l’entreprise, à peine de forclusion. 

Tout événement susceptible d’avoir des conséquences notamment en matière de responsabilité doit être porté sans délai par le client à la connaissance de l’expert-comptable.

La responsabilité civile professionnelle de l’expert-comptable est couverte par un contrat d’assurance. 

La responsabilité de l’expert-comptable ne peut notamment être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client est une conséquence :

• d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou par ses salariés,
• du retard ou de la carence du client à fournir une information nécessaire à l’expert-comptable,
• des fautes commises par des tiers intervenant chez le client.

 

8. GESTION DES INCIDENTS DE SECURITE

En cas d’incident de sécurité affectant les systèmes ou données de l’expert-comptable et susceptible d’avoir un impact significatif sur les données confiées par le client (perte, altération, accès non autorisé, indisponibilité prolongée), l’expert-comptable s’efforcera : 

– d’identifier et de circonscrire l’incident ;

– de mettre en œuvre les mesures de remédiation et, le cas échéant, de restauration appropriées ;

– d’informer le client dans les meilleurs délais raisonnablement possibles, dès lors que l’incident est susceptible d’affecter les données qui lui sont propres.

Le client reconnaît que les services fournis reposent sur des systèmes informatiques et des réseaux susceptibles de connaître des interruptions, pannes, opérations de maintenance ou incidents de sécurité, notamment lorsqu’ils impliquent des prestataires tiers (hébergeurs, éditeurs de logiciels, opérateurs de services de type « cloud »).

L’expert-comptable est tenu à une obligation de moyens en matière de continuité de service. Sous réserve des dispositions d’ordre public, sa responsabilité est limitée aux dommages directs prouvés résultant d’une faute de l’expert-comptable, à l’exclusion de tout dommage indirect tel que perte de chance, perte de chiffre d’affaires, préjudice d’image ou atteinte commerciale.

 

9. RESILIATION DE LA MISSION 

En cas de résiliation par le client au cours d’un exercice comptable (ou pendant la mission en cas de mission ponctuelle), et sauf faute grave imputable à l’expert-comptable, le client devra verser à ce dernier les honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés d’une indemnité conventionnelle égale à 25% des honoraires annuels convenus pour l’exercice en cours ou de la dernière année d’honoraires en cas de montant incertain. 

En cas de manquement du client à l’une de ses obligations, l’expert-comptable aura la faculté de mettre fin à sa mission après l’envoi d’une mise en demeure sous forme de lettre recommandée restée sans effet. 

Dès la survenance d’un évènement susceptible de le placer dans une situation de conflit d’intérêts ou de porter atteinte à son indépendance, l’expert-comptable a l’obligation de dénoncer le contrat. 

 

10. SUSPENSION DE LA MISSION

Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure (empêchement temporaire), les délais de remise des travaux sont prolongés pour une durée égale à celle de la suspension susvisée, à moins que le retard en résultant ne justifie la résolution.

Pendant la période de suspension, toutes les dispositions du contrat demeurent applicables.

En cas de manquement du client à l’une de ses obligations (exemple : défaut de paiement des honoraires à l’échéance prévue), l’expert-comptable aura la faculté de suspendre sa mission après l’envoi d’une mise en demeure sous forme de lettre recommandée restée sans effet, et ne pourra être tenu responsable des conséquences préjudiciables pouvant découler de cette suspension.

  

11. GESTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Modalités

Toutes les informations communiquées par vous ou en votre nom (« Données ») sont exclusivement utilisées dans le cadre de l’exercice de notre mission. 

Vous êtes informés que, sauf disposition légale contraire, nous sommes susceptibles de recourir, dans le cadre de notre mission, à des tiers pouvant être situés hors de France, qui peuvent être d’autres entités membres de nos réseaux respectifs et/ou des prestataires de services agissant pour notre compte, qui fournissent des services administratifs, d’infrastructure informatique (dont, le cas échéant, des prestataires de services de type « cloud »), ainsi que des services intervenant en support de notre activité. Ces tiers, dont nous demeurons responsables, sont soumis à de strictes obligations de confidentialité et de sécurité. 

Données Personnelles

Les parties s'engagent à respecter les dispositions légales et réglementaires en vigueur en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »), ainsi que la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dans sa dernière version en vigueur (ci-après la « Règlementation applicable en matière de protection des Données Personnelles »).

Les termes commençant par une majuscule au sein du présent article ont le sens qui leur est attribué par la Règlementation applicable en matière de protection des Données Personnelles.

Finalités de Traitement 

Vous pouvez être amenés à nous confier des Données Personnelles dans le cadre de et/ou pour les besoins de l’exécution de notre mission. Conformément au principe déontologique d’indépendance du commissaire aux comptes vis-à-vis de l’entité contrôlée et compte tenu de notre degré d’expertise et d’autonomie élevé, nous intervenons en qualité de Responsable de traitement. Nous déterminons les finalités et les moyens des traitements opérés en application de la législation et des normes professionnelles qui nous sont applicables.

Nous traitons les Données Personnelles confiées à des fins :

1. de réalisation de la mission ; 
2. de respect de nos réglementations professionnelles et déontologiques (notamment gestion de l’obligation d’indépendance, gestion des conflits d’intérêts et contrôle qualité) ; 
3. de gestion de la relation d’affaires qui nous lie y compris en matière administrative et financière ; 
4. d’administration et de support sur les outils informatiques que nous utilisons dans le cadre de notre activité (messagerie, outils métier, etc.), d’hébergement de ces outils, d’archivage et de reprographie.

Par ailleurs, nous pouvons être amenés à traiter à des fins de communication sur nos services les Données Personnelles de vos salariés qui sont nos contacts clefs pour la réalisation de la mission, sauf opposition de leur part. 

(ci-après ensemble désignées les « Finalités de Traitement »).

Vous ne nous fournirez directement ou indirectement que les Données Personnelles que nous considérons nécessaires à la réalisation de notre mission et au respect de nos règlementations professionnelles et déontologiques.

Nous nous engageons à ne pas utiliser les Données Personnelles auxquelles nous avons accès pour d’autres finalités que les Finalités de Traitement. 

Obligations

Il vous appartient de vous assurer que toutes les Données Personnelles qui nous ont été communiquées, directement par vous ou indirectement pour votre compte, ont été collectées de manière licite, loyale et transparente. 

Les Données Personnelles ont été collectées par vos soins auprès des Personnes Concernées et non par nous de manière directe. Dans ce contexte, conformément à l’article 14 5. d) du RGPD, nous ne sommes pas tenus d’informer les Personnes Concernées des Traitements opérés dans le cadre de notre mission. Il vous appartient donc d’informer les Personnes Concernées des Traitements que nous réaliserons.

Les Personnes Concernées pourront exercer leurs droits d’accès ou de rectification, sous réserve des dispositions légales ou règlementaires applicables, en adressant un courriel au(x) Délégué(s) à la protection des données à l’adresse contactweb@fimac-montpellier.fr pour le cabinet FIMAC, et/ou à l’associé (aux associés) signataire(s) de la lettre de mission. Dans tous les cas, vous coopérerez avec nous pour permettre aux Personnes Concernées de faire valoir les droits qui leur sont reconnus par la Règlementation applicable en matière de protection des Données Personnelles.

Destinataires 

Les Destinataires des Données Personnelles sont les collaborateurs et associés de notre cabinet, ainsi que, le cas échéant, ceux appartenant aux entités membres de nos réseaux, et nos prestataires, collaborateurs externes ou experts éventuels. Ces Destinataires sont soumis à de strictes obligations de confidentialité et de sécurité et auront accès aux Données Personnelles pour des raisons strictement professionnelles et limitées aux Finalités de Traitement.

Prestataires

L’expert-comptable peut faire appel, pour les besoins de l’exécution des missions, à des prestataires fournissant des services d’infrastructure informatique, d’hébergement, d’outils métier, de messagerie, d’archivage, de reprographie, ainsi que des solutions logicielles ou services de type « cloud », lesquels peuvent, le cas échéant, intégrer des fonctionnalités d’automatisation ou d’intelligence artificielle.

Ces prestataires interviennent en qualité de sous-traitants au sens de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles et sont tenus à des obligations contractuelles de confidentialité, de sécurité et de conformité au RGPD et à la loi n°78‑17 du 6 janvier 1978 dans sa dernière version en vigueur. L’expert-comptable demeure responsable du respect par ces prestataires de ces obligations pour les traitements réalisés pour son compte.

  

Localisation et Transferts de Données Personnelles 

Vous êtes informés que nous sommes susceptibles de recourir dans le cadre de notre mission, le cas échéant, à d’autres entités membres de nos réseaux ou à des prestataires externes travaillant pour notre compte pouvant être situés en dehors de l’Union européenne. 

Dans l’hypothèse où des Données Personnelles sont transférées hors de l’Union européenne dans un pays de destination considéré par la Commission européenne comme n’assurant pas un niveau de protection suffisant des Données Personnelles, nous mettons en œuvre l’un ou l’autre des dispositifs suivants : (i) signature d’un contrat conforme aux clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (« Clauses contractuelles types »), (ii) mise en place de règles internes d’entreprise contraignantes (« Binding Corporate Rules » ou « BCR »), ou (iii) tout autre dispositif de protection conforme à la Réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles. Pour plus d’information, vous pouvez adresser un courriel au Délégué à la protection des données à l’adresse contactweb@fimac-montpellier.fr pour le cabinet FIMAC, et/ou à l’associé (aux associés) signataire(s) de la lettre de mission.

 

Durée de conservation des Données Personnelles

Dans le respect des obligations de confidentialité, les Données Personnelles traitées pour les Finalités de Traitement sont conservées pour une durée conforme aux dispositions régissant nos activités en France en matière de prescriptions.

En cas de violation de données à caractère personnel au sens de la réglementation applicable, l’expert-comptable analysera le risque pour les droits et libertés des personnes concernées et, lorsque cette violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour ces droits et libertés, informera le client dans les meilleurs délais raisonnablement possibles, sous réserve de ses propres obligations légales d’information de l’autorité de contrôle.

Le client s’engage, de son côté, à sécuriser la transmission des données personnelles à l’expert-comptable et à éviter, lorsque cela est possible, l’envoi de données particulièrement sensibles par des moyens insuffisamment sécurisés.

 

12. DIFFERENDS 

En cas de contestation par le client des conditions d’exercice de la mission ou de différend sur les honoraires, l’expert-comptable s’efforce de faire accepter la conciliation ou l’arbitrage du président du conseil régional de l’ordre avant toute action en justice.

  

13. DROIT APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE COMPETENCE 

Ce contrat de mission sera régi et interprété selon le droit français.

« TOUS LES LITIGES AUXQUELS LE CONTRAT POURRA DONNER LIEU, NOTAMMENT AU SUJET DE SA VALIDITE, DE SON INTERPRETATION, DE SON EXECUTION ET DE SA REALISATION, SERONT SOUMIS AUX TRIBUNAUX COMPETENTS DE MONTPELLIER. »